13 مدل و نمونه پیام های ایمیل غیبت

گزینه را انتخاب کنید پاسخ خودکار فعال و تاریخ شروع فعال سازی پیام را مشخص کنید. با بررسی روز گذشته, پاسخ اتوماتیک به طور خودکار در تاریخ انتخاب شده غیرفعال می شود. فقدان غیبت خود را در کادر ارائه شده برای این منظور وارد کنید. توجه داشته باشید که Gmail گزینه های بسیاری را برای شکل دادن به متن شما ارائه می دهد.

قبل از عزیمت وی ​​در تعطیلات ، نامه الکترونیکی غیبت بنویسید

دفتر شما مرتب است ، پرونده های فوری شما مجعد و همچنین چمدان شما است. شما قصد دارید به تعطیلات بروید و همه همکارانتان آگاه هستند. اما آیا فکر کرده اید که به سایر کارمندان ، مشتریان و شرکای خود هشدار داده اید ?

قبل از ترک هفته های طولانی و به منظور پیش بینی سوء تفاهم ها و شرایط اضطراری احتمالی ، به شدت توصیه می شود دستگاه پاسخگو خودکار (یا مدیر غیبت) صندوق پستی خود را فعال کنید. برند واقعی حرفه ای ، این تشریفات نادیده گرفته نمی شود.

اما چطور می شود انجامش داد ? روش برنامه ریزی ایمیل غیبت چیست؟ ? ما توضیح می دهیم که چگونه این مرحله را در Gmail ، Outlook و Windows 10 انجام دهیم.

یک پیام واضح تهیه کنید

پیام غیبت باید مختصر و پررنگ باشد. هدف واضح است: از عدم حضور خود جلوگیری کنید و تاریخ بازگشت خود را مشخص کنید. اگر خیلی طولانی باشید ، پیام اثربخشی خود را از دست می دهد و بنابراین هیچ علاقه ای ندارد. در بعضی موارد ، همچنین می توان اطلاعات تماس یک همکار را برای تماس با یک همدست در مواقع اضطراری ارائه داد. با این حال ، ایمیل را به شماره تلفن ترجیح دهید: شخص مورد نظر کمتر آشفته خواهد شد. البته باید از اشتباهات املایی جلوگیری شود.

نمونه پیام ها

نسخه دو زبانه

اگر در سطح بین المللی کار می کنید ، علاقه ای به ارائه نسخه ترجمه شده از پیام خود دارید.

Merci Pour Votre Email.

من از تاریخ [تاریخ] تا [تاریخ] خارج از دفتر هستم و به نامه های الکترونیکی خود دسترسی نخواهم داشت.

من هر چه زودتر به شما بازگردم.

در صورت اضطراری ، لطفاً از طریق ایمیل با [xxxx] تماس بگیرید [[email protected]].

لمس شخصی

روشن بودن و مختصر بودن به معنای بودن و متعارف نیست. بسته به بخش فعالیت و عملکرد خود ، و به خصوص اگر با مشتریان سر و کار دارید ، می توانید با کشیدن گره به محصولات خود ، کارت خلاقیت و سبکی را بازی کنید: ” در غیاب من ، دریغ نکنید که به سایت های Hellowork ، Helloworklace و BDM ما نگاهی بیندازید. پس از بازگشت می توانیم مبادله کنیم. »»

خطرات

به هر حال شماره تلفن خود را ترک نکنید. حتی اگر پیرو قطع ارتباط در تعطیلات نباشید و هر از گاهی با ایمیل های حرفه ای خود مشورت کنید ، خبرنگاران شما باید درک کنند که نباید منتظر بازگشت از تعطیلات شما باشند.

نحوه فعال کردن پیام ?

ایمیل خودکار در Gmail

برای فعال کردن عملکرد پاسخ اتوماتیک ، روی چرخ شکاف در بالا سمت راست کلیک کرده و انتخاب کنید همه P را ببینیدساحلی. در برگه عمومی ، بالا سمت چپ ، مستقیماً به بخش بروید پاسخ خودکار (آخرین بخش از بخش).

گزینه را انتخاب کنید پاسخ خودکار فعال و تاریخ شروع فعال سازی پیام را مشخص کنید. با بررسی روز گذشته, پاسخ اتوماتیک به طور خودکار در تاریخ انتخاب شده غیرفعال می شود. فقدان غیبت خود را در کادر ارائه شده برای این منظور وارد کنید. توجه داشته باشید که Gmail گزینه های بسیاری را برای شکل دادن به متن شما ارائه می دهد.

اگر می خواهید فقط به خبرنگاران که در کتاب آدرس Gmail خود ظاهر می شوند هشدار دهید ، جعبه را بررسی کنید پاسخ فقط به افراد مخاطب من ارسال کنید. سپس با بررسی اعتبار سنجی کنید در پایین صفحه تغییرات را ذخیره کنید. اگر جعبه را بررسی نکرده اید روز گذشته, برای غیرفعال کردن دستگاه پاسخگویی اتوماتیک ، به سادگی به برگه برگردید و گزینه را انتخاب کنید پاسخ خودکار غیرفعال است.

ایمیل خودکار در Outlook

اول از همه ، بررسی کنید که یک حساب ارز دارید. برای انجام این کار ، به سادگی Outlook را باز کنید و پیام را بررسی کنید “متصل به مایکروسافت Exchange” در نوار ایالتی شما ظاهر می شود.

برای فعال کردن عملکرد پاسخ خودکار ، روی برگه کلیک کنید فایل, سپس روی کلیک کنید پاسخهای خودکار. یک گفتگو باز خواهد شد ، و شما فقط باید بررسی کنید پاسخ های خودکار ارسال کنید. گزینه ها زمان شروع وت زمان پایان به شما امکان می دهد پیام خودکار خود را برایفقط در این مدت ارسال کنید.

سپس پیام خود را در برگه تایپ کنید در سازمان من, یا جدا از سازمان من بسته به مخاطبین که می خواهید پاسخ خودکار خود را ارسال کنید. با کلیک بر روی OK اعتبار دهید.

ایمیل خودکار در ویندوز 10

که در پست, در پایین سمت چپ روی نماد چرخ دار کلیک کنید. در برگه تنظیمات که در سمت راست است ، روی کلیک کنید پاسخهای خودکار. اگر چندین حساب در برنامه پیکربندی شده است ، حساب مورد علاقه شما را در لیست Drop -down انتخاب کنید. سپس مکان نما موقعیت را منتقل کنید معلول داشتن فعال. فقدان غیبت خود را در کادر ارائه شده برای این منظور وارد کنید.

با بررسی گزینه فقط به مخاطبین من پاسخ دهید, شما از ارسال پیام خودکار به لیست های انتشار خودداری می کنید. هنگامی که از تعطیلات بازگشتید ، برای غیرفعال کردن ایمیل غیبت خود ، به یاد داشته باشید که همان دستکاری را دوباره انجام دهید.

اعتبار عکس: استودیوی/سهام Suteren.خشت.کم

• مقاله را به اشتراک بگذارید

همه چیز در مورد اشتغال در فرانسه: مشاوره ، زندگی حرفه ای ، شرکت هایی که با کلیک بر روی من مشترک می شوند ، شما CGU و همچنین خط مشی رازداری ما را می پذیرید که هدف از پردازش داده های شخصی شما را توصیف می کند.

اخبار بیشتر در مورد زندگی حرفه ای

• مرخصی زایمان Pro Pro: چگونه می توان تاریخ شروع را محاسبه کرد و چه زمانی از کارفرمای خود جلوگیری کرد ?
• اگر بیش از حد در مرخصی بیمار باشم ، می توانم زندگی حرفه ای را برکنار کنم ?
• Pro CPF Life: کارمندان هیچ مسئولیتی برای پرداخت در سال 2024 نخواهند داشت
• Pro Life 5 دلایل خوبی برای ارزیابی مهارت (حتی بدون تبدیل)

همه پیشنهادات شغلی

• پیشنهادات شغلی توسط تجارت
• پیشنهادات شغلی در هر شهر
• پیشنهادات شغلی برای هر شرکت
• پیشنهادات شغلی توسط کلمات کلیدی

• ما که هستیم ?
• ما استخدام می کنیم
• دسترسی مشتری

13 مدل و نمونه پیام های ایمیل غیبت

به گفته Lifewire ، 62.86 ٪ از متخصصان ترجیح می دهند از ایمیل برای برقراری ارتباط برای اهداف حرفه ای استفاده کنند. اگر به این واقعیت اضافه کنیم که یک مدیر اجرایی روزانه 40 ایمیل حرفه ای ارسال می کند ، به وضوح به نظر می رسد که ایمیل همچنان روش اصلی ارتباطی است که در همه شرکت ها استفاده می شود.

با این حال ، همیشه برای کارمندان امکان پذیر نیست که سریع به تمام ایمیل های دریافت شده پاسخ دهند. آنها به تعطیلات می روند ، ممکن است بیمار شوند یا تعهدات دیگری داشته باشند که مانع از پاسخ آنها به ایمیل های آنها شود. اگر قادر به پاسخگویی به ایمیل ها نیستید ، مهم است که “پیام غیبت از دفتر” تنظیم کنید (OOO ، خارج از دفتر).

پیام غیبت چیست ?

پیام غیبت یک پاسخ خودکار است که به فرستنده می گوید که شما در ایستگاه کاری خود نیستید. این بدان معنی است که شما به طور معمول ایمیل ها را نمی خوانید یا به آنها پاسخ نخواهید داد. از آن برای اطلاع رسانی به فرستنده حقایق مهم زیر استفاده می شود:

1. الگویی که در دسترس نیست

رایج ترین الگوهای عبارتند از:

• مرخصی سالانه/تعطیلات

• بیماری

• خارج از آموزش سایت

• رویدادهای حرفه ای (ص. سابق. سالن یا کنفرانس)

• شما از مکان دیگری کار می کنید

2. وقتی فرستنده می تواند به پاسخ امیدوار باشد

ارائه یک دوره پاسخ واقع بینانه برای تعیین انتظارات فرستنده ضروری است. اگر به مدت دو هفته با ایمیل های خود مشورت نکنید ، مشخص کردن آن مهم است. از طرف دیگر ، اگر به طور دقیق با نامه های الکترونیکی خود مشورت می کنید ، به فرستنده بگویید که پاسخ شما بیشتر از حد معمول طول خواهد کشید.

3. مدت زمان غیبت و تاریخ بازگشت شما

به عنوان یک قاعده ، این یک تاریخ خاص است. با این حال ، این همیشه امکان پذیر نیست ، به خصوص اگر در مرخصی بیمار هستید. در صورت امکان ، تاریخ شروع غیبت خود را مشخص کنید.

4. این که

این اتفاق می افتد که درخواست اطلاعات از طریق ایمیل فوری است ، به همین دلیل همیشه باید اطلاعات تماس یک همکار را که احتمالاً در غیاب شما کمک می کند ، نشان دهید. با این حال ، اطمینان حاصل کنید که از قبل از همکار شما مطلع شده است.

نکات اضافی برای به یاد آوردن

پیام غیبت باید حرفه ای باشد اما صمیمانه. وی همچنین ممکن است نشان دهد که آیا ایمیل توسط سایر همکاران منتقل می شود یا مشورت می شود. همچنین عاقلانه است که متن پیام خود را دوباره بخوانید ، زیرا گسل های تایپ شبیه به عدم حرفه ای بودن است.

از طرف دیگر ، برای اینکه واقعاً مؤثر باشد ، یک پاسخ نامه الکترونیکی خودکار باید همیشه از زبان حرفه ای استفاده کند . مهم است که به یاد داشته باشید که همه کسانی که برای شما ایمیل ارسال می کنند ، آن را می بینند. شوخی ، حرکت نامناسب یا عجیب و غریب نیازی به این نیست.

ما همچنین توصیه می کنیم که در پیام غیبت خود یک امضای ایمیل شرکت را درج کنید. این به شما امکان می دهد نام تجاری خود را ارائه دهید ، اطلاعات تماس خود را نشان دهید ، ظاهر حرفه ای تری به شما ارائه می دهد و در نهایت محتوای بازاریابی را برجسته می کنید.

مدلهای پیام غیبت

از مدل های زیر می توان برای شرایط مختلف استفاده کرد. فقط آنها را با نیازهای خاص خود سازگار کنید.

مدل های پیام های غیبت برای تعطیلات/تعطیلات

این رایج ترین نمونه دفتر غیبت از دفتر است و این اغلب آخرین کاری است که ما قبل از تعطیلات انجام می دهیم. نیازی به درج کردن جزئیاتی مانند جایی که می روید و اگر به خارج از کشور بروید وجود ندارد. مهمترین نکته این است که شما در این دوره به ایمیل ها پاسخ نخواهید داد:

من از پیام شما متشکرم.

من در حال حاضر برای مرخصی غایب هستم. من به [تاریخ] برمی گردم و در صورت عدم حضور من به ایمیل های خود دسترسی نخواهم داشت.

اگر پیام شما فوری است ، لطفاً با آدرس زیر یا شماره تلفن با [نام مخاطب] تماس بگیرید: [آدرس ایمیل/شماره تلفن] که قادر به کمک به شما خواهد بود. در غیر این صورت ، من در اسرع وقت به شما پاسخ خواهم داد.

من در حال حاضر در تعطیلات هستم و به ایمیل های خود دسترسی ندارم. من در [تاریخ] به دفتر خواهم گشت.

در صورت عدم حضور من ، لطفاً در آدرس زیر با [نام] تماس بگیرید: [آدرس پست الکترونیکی] اگر ایمیل شما نیاز دارد بلافاصله درمان شود.

مدل پیام برای مرخصی بیمار

لازم نیست جزئیات بیش از حد به فرستنده ارائه دهید ، اما مهم است که مشخص کنید که در دسترس نخواهید بود. اگر این یک بیماری طولانی مدت است ، ممکن است نتوانید تاریخ بازگشت را مشخص کنید.

در این حالت ، حتماً اطلاعات دقیق تماس شخصی را که در غیاب شما به عهده می گیرد ، ارائه دهید:

من در حال حاضر در مرخصی بیمار هستم و نمی توانم به ایمیل ها پاسخ دهم.

بازگشت من به دفتر برای [تاریخ تخمین زده شده] برنامه ریزی شده است.

لطفاً با آدرس زیر و شماره تلفن [آدرس ایمیل و شماره تلفن] با [Name] تماس بگیرید که خوشحال می شود در غیاب من به شما کمک کند.

مدل های پاسخ دیرهنگام

اگر هنگام کار به راحتی نمی توانید به ایمیل ها پاسخ دهید ، به وضوح آن را در عدم غیبت خود نشان دهید. این به تعریف انتظارات فرستنده از نظر پاسخ کمک می کند:

من از پیام شما متشکرم.

من در حال حاضر به دلیل [دلیل] غایب هستم. من در [تاریخ] به دفتر خواهم گشت. من هر از گاهی با ایمیل های خود مشورت خواهم کرد ، اما احتمالاً نمی توانم فوراً به شما پاسخ دهم.

اگر پیام شما فوری است ، لطفاً در آدرس زیر یا شماره تلفن با من [کالج/مدیر] ، [نام مخاطب] با من تماس بگیرید: [آدرس پست الکترونیکی/شماره تلفن] ، که برای کمک به شما خواهد بود. در غیر این صورت ، من هنگام بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.

من از ایمیل شما متشکرم.

من در حال حاضر در یک نمایشگاه [رویداد] [مکان] ، از [تاریخ] تا [تاریخ] شرکت می کنم. من به ایمیل های خود دسترسی محدودی خواهم داشت ، این بدان معنی است که من نمی توانم مدتی به شما پاسخ دهم.

اگر نیاز به فوریت با من دارید ، لطفاً با شماره تلفن زیر با من تماس بگیرید: [شماره تلفن].

من از ایمیل شما متشکرم.

من در حال حاضر در حال حرکت برای شرکت در/در [نام رویداد] در [مکان] هستم. من به محض فرصت به ایمیل ها پاسخ خواهم داد ، اما به احتمال زیاد پاسخ من کمی زمان خواهد برد.

اگر به/به [نام رویداد] می روید ، دریغ نکنید که روی ایستاده N ° [شماره ایستاده] متوقف شوید و ما می توانیم مستقیماً در مورد آن بحث کنیم.

مدل غیبت برای تعطیلات

اگر تجارت شما به دلیل تعطیلات عمومی بسته شود ، بیشتر همکاران شما یا حتی همه کار نخواهند کرد. بنابراین ، یک پیام غیبت از دفتر باید به فرستنده نشان دهد که آنها قبل از بازگشایی تجارت شما نباید انتظار پاسخی داشته باشند.

ما توصیه می کنیم که در پاسخ خود بیش از حد به تعطیلات عمومی اصرار نکنید ، زیرا همه حمل و نقل ها آن را جشن نمی گیرند ، زیرا آرزو می کنید کریسمس مبارک یا Joyeuses عید پاک باشد:

من از ایمیل شما متشکرم.

دفاتر ما در حال حاضر به دلیل [تعطیلات] بسته شده اند. ما به [تاریخ] باز خواهیم گشت.

من در اسرع وقت به شما پاسخ خواهم داد.

مدل پاسخ داخلی در صورت عدم حضور

یک پاسخ داخلی می تواند از یک زبان کمی غیررسمی استفاده کند ، اما نباید خیلی آرام باشد. به یاد داشته باشید که همه کارمندان ، از جمله اعضای مدیریت ، در صورت ارسال ایمیل برای شما قادر به دیدن این پاسخ خودکار خواهند بود:

من در حال حاضر در [تعطیلات/تعطیلات/مرخصی سالانه] هستم ، اما به [تاریخ] برمی گردم.

اگر به کمک نیاز دارید ، لطفاً ایمیل های خود را مستقیماً به [Name] ارسال کنید ، که در غیاب من از من/من/[جعبه کار/پروژه/پروژه] من مراقبت می کند.

در مواقع اضطراری ، می توانید برای شماره تلفن زیر برای من پیام ارسال کنید: [تلفن].

مدل پیام عدم حضور در صورت مرخصی زایمان

مرخصی زایمان و هر مرخصی والدین ، ​​اغلب شامل غیبت طولانی تر از مرخصی سالانه معمول است. با این حال ، پیامهایی که در این پاسخ خودکار استفاده می کنید مشابه خواهد بود:

من از ایمیل شما متشکرم. من برای مرخصی [زایمان/پدری/والدین] از [تاریخ] در دفتر غایب هستم. بازگشت من به دفتر برای [تاریخ] برنامه ریزی شده است.

من در این دوره با ایمیل های خود مشورت نخواهم کرد.

در غیاب من ، لطفا با [Name] در آدرس زیر یا شماره تلفن تماس بگیرید: [آدرس پست الکترونیکی/شماره تلفن] که قادر به کمک به شما خواهد بود.

مدل های پیام های غیبت برای تولید چشم انداز و ارتقاء محتوا

مانند امضاهای ایمیل ، می توان از پیام های غیبت برای تولید چشم انداز و ترویج مطالب جدید استفاده کرد. شما می توانید به راحتی یک جمله یا دو جمله را با یک تماس برای اقدام خاص اضافه کنید ، به عنوان مثال پیوندی به یک آزمایش رایگان ، دعوت به ثبت نام در یک تظاهرات یا ترویج یک کتاب الکترونیکی جدید یا یک کاغذ سفید ::

من در/در [رویداد] از [تاریخ] تا [تاریخ] شرکت خواهم کرد. بنابراین ، من نمی توانم بلافاصله به شما پاسخ دهم.

اگر پیام شما فوری است ، لطفا با تیم [بخش/سرویس] ما با آدرس زیر تماس بگیرید: [آدرس پست الکترونیکی] که قادر به کمک به شما خواهد بود.

اگر می خواهید [محصول جدید] جدید/جدید ما را امتحان کنید ، به وب سایت ما بروید و برای یک آزمایش رایگان ثبت نام کنید [پیوند به URL آزمایش رایگان].

من از پیام شما متشکرم.

من در حال حاضر برای مرخصی غایب هستم. من به [تاریخ] برمی گردم و در صورت عدم حضور من به ایمیل های خود دسترسی نخواهم داشت.

اگر پیام شما فوری است ، لطفاً با آدرس زیر یا شماره تلفن با [نام مخاطب] تماس بگیرید: [آدرس پست الکترونیکی/شماره تلفن] که خوشحال خواهد شد به شما کمک کند. من هنگام بازگشت به تمام ایمیل های دیگرم پاسخ خواهم داد.

با این حال ، شما با مقاله سفید ما مشورت کردید ? این اطلاعات مفید بسیاری را در مورد [نشان دهنده موضوع (های) کاغذ سفید] ارائه می دهد]. می توانید به اینجا دسترسی پیدا کنید: [پیوند به URL کاغذ سفید].

نحوه پیکربندی پاسخ خودکار در Outlook و Gmail?

چشم انداز

1. انتخاب کنید فایل > پاسخ های اتوماتیک (غیبت ، خارج از دفتر) .

2. روی کلیک کنید پاسخ های خودکار ارسال کنید.

2. روی پاسخ های خودکار کلیک کنید.

3. ساحل خرما را انتخاب کنید که در طی آن می خواهید پیام غیبت شما ارسال شود و نشان دهید که آیا می خواهید نسخه های مختلفی را برای همکاران داخلی و افراد خارج از تجارت خود ارسال کنید.

4. روی کلیک کنید خوب برای ذخیره تنظیمات.

گیمیل

1. انتخاب کنید تنظیمات > همه پارامترها را ببینید.

2. در برگه عمومی ، تا زمانی که پاسخ خودکار.

3. انتخاب کنید پاسخ خودکار فعال.

4. پس از نوشتن پیام شما ، می توانید تاریخ هایی را که می خواهید آن را پخش کنید و افرادی که می خواهید آن را ارسال کنید تصمیم بگیرید.

5. روی کلیک کنید ذخیره تغییرات.